ChatGPT im KMU einführen: Konten, Regeln, Datenschutz

In vielen KMU wird ChatGPT schon genutzt: für Mails, Offerttexte, Übersetzungen, Stelleninserate. Oft mit privaten Konten, ohne Regeln und ohne dass jemand weiss, welche Daten wohin gehen.

Das ist kein Grund zur Panik. Aber es ist ein guter Grund, es einmal sauber aufzusetzen. Dieser Artikel zeigt in sieben Schritten, wie das geht. Er ist keine Rechtsberatung. Bei heiklen Daten oder Unsicherheit lohnt sich ein Gespräch mit einer Fachperson für Datenschutz.

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Bevor Sie etwas einführen, finden Sie heraus, was schon läuft. Fragen Sie im nächsten Teammeeting:

• Wer nutzt welches Tool? ChatGPT, Claude, Copilot, Gemini?
• Mit privatem oder geschäftlichem Konto?
• Wofür? Und welche Daten gehen dabei rein?

Das dauert eine Viertelstunde und zeigt Ihnen, wo Sie stehen.

Schritt 2: Geschäftskonten statt private Konten

Das ist der wichtigste Schritt. OpenAI schreibt, dass Daten aus den Geschäftsplänen von ChatGPT und aus der API standardmässig nicht für das Training der Modelle verwendet werden. Zu den Geschäftsplänen gehören ChatGPT Business (früher Team), Enterprise und Edu.

Bei privaten Konten hängt das von einer Einstellung ab, die jede Person selbst setzt. Der Betrieb kann das weder kontrollieren noch nachweisen.

Geschäftskonten haben weitere Vorteile:

• Sie verwalten die Konten zentral. Wer den Betrieb verlässt, wird entfernt.
• Vorlagen und Projekte lassen sich im Team teilen.
• Sie wissen, wer im Betrieb KI nutzt.

Andere Anbieter wie Anthropic (Claude) oder Microsoft (Copilot) haben ebenfalls Geschäftspläne. Die Bedingungen unterscheiden sich. Lesen Sie die Datenschutzbedingungen, bevor Sie sich festlegen.

Schritt 3: Eine Ampel für Daten

Die meisten Fehler passieren nicht absichtlich, sondern weil niemand gesagt hat, was erlaubt ist. Eine einfache Ampel auf einer Seite hilft:

• Grün, erlaubt: öffentliche Informationen, eigene Texte ohne Personendaten, Entwürfe, allgemeine Übersetzungen, Ideen.
• Gelb, nur mit Geschäftskonto: Kundenkorrespondenz, Offerten, interne Dokumente. Namen und Adressen wenn möglich weglassen oder ersetzen.
• Rot, nie in eine Cloud-KI: Passwörter und Zugangsdaten, Personaldossiers und Lohndaten, besonders schützenswerte Personendaten wie Gesundheitsdaten. Für solche Fälle gibt es lokale Modelle (siehe Schritt 4).

Hängen Sie die Ampel auf und schicken Sie sie allen. Neue Mitarbeitende bekommen sie am ersten Tag.

Schritt 4: Datenschutz nach Schweizer Recht

Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG). Für den Einsatz von KI sind vor allem drei Fragen wichtig.

Wohin gehen die Daten? Wer Personendaten an einen KI-Dienst schickt, gibt sie oft ins Ausland bekannt. Die EU-Staaten gelten für die Schweiz als Länder mit angemessenem Datenschutz. Für die USA gilt seit dem 15. September 2024 das Swiss-US Data Privacy Framework: Personendaten können ohne zusätzliche Garantien an US-Firmen übermittelt werden, die unter diesem Rahmen zertifiziert sind. Ob ein Anbieter zertifiziert ist, prüfen Sie auf der offiziellen Liste unter dataprivacyframework.gov.

Wo werden die Daten gespeichert? OpenAI bietet seit dem 5. Februar 2025 eine Datenspeicherung in Europa an, für ChatGPT Enterprise, ChatGPT Edu und die API.

Wissen Ihre Kunden davon? Prüfen Sie, ob Ihre Datenschutzerklärung den Einsatz von KI-Diensten abdeckt, wenn Sie damit Kundendaten bearbeiten.

Für Betriebe, bei denen keine Daten das Haus verlassen sollen, gibt es lokale KI-Modelle. Sie laufen auf Ihrem eigenen oder auf einem Schweizer Server. Mehr dazu im Artikel KI und Datenschutz in der Schweiz.

Schritt 5: Vorlagen statt leeres Chatfenster

Mit einem leeren Chatfenster fängt jede Person jedes Mal bei null an. Besser sind fertige Vorlagen für die Aufgaben, die sich im Betrieb wiederholen:

• Antwort auf eine Kundenanfrage im Ton des Betriebs
• Begleittext zu einer Offerte
• Stelleninserat
• Sitzungsnotizen zusammenfassen
• Text auf Französisch oder Englisch übersetzen

In ChatGPT lassen sich dafür Projekte und eigene GPTs mit festen Anweisungen anlegen und im Team teilen. Wer eine Vorlage einmal gut baut, spart allen im Team Zeit.

Schritt 6: Kurze Schulung mit eigenen Beispielen

Eine allgemeine KI-Schulung bringt wenig. Was hilft, ist eine Stunde mit echten Aufgaben aus dem eigenen Betrieb: Wie formuliere ich eine gute Anfrage? Wann muss ich das Ergebnis prüfen? Und vor allem: Zahlen, Namen und Fakten immer kontrollieren, denn KI kann überzeugend falsch liegen.

Schritt 7: Jemand ist zuständig

Das ist der Schritt, der in der Praxis am häufigsten fehlt. KI ändert sich schnell: neue Modelle, neue Funktionen, neue Fragen aus dem Team. Wenn sich niemand darum kümmert, veralten die Vorlagen und die Regeln geraten in Vergessenheit.

Zuständig kann eine Person im Betrieb sein. Oder Sie geben die Aufgabe ab. Bei der KI-Betreuung im Abo richten wir ChatGPT, Claude oder ein lokales Modell ein, pflegen die Vorlagen und halten Ihr Team auf dem Laufenden. Midman AI ist offizieller OpenAI Select Partner, arbeitet aber nicht nur mit OpenAI.

Richtwerte: Start CHF 350 pro Monat (Teams bis 5 Personen), Betrieb CHF 780 pro Monat (bis 15 Personen), Partner ab CHF 1’490 pro Monat (ab 15 Personen oder mehrere Standorte, auch mit lokalem Modell). Keine Einrichtungsgebühr bei Start und Betrieb, Mindestlaufzeit 3 Monate. Tool-Abos beim Anbieter kommen dazu.

Checkliste

• Bestandsaufnahme gemacht
• Geschäftskonten eingerichtet, Betriebsdaten nicht mehr in privaten Konten
• Daten-Ampel verteilt
• Datenort und Zertifizierung des Anbieters geprüft, Datenschutzerklärung angepasst
• Vorlagen für die häufigsten Aufgaben angelegt
• Team geschult
• Zuständigkeit geklärt

Quellen

• OpenAI: Introducing data residency in Europe, 5. Februar 2025
• Der Bundesrat: Swiss-U.S. Data Privacy Framework: Zertifizierte US-Unternehmen bieten einen angemessenen Schutz für Personendaten, Medienmitteilung vom 14. August 2024
• Data Privacy Framework List
• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1